Представьте, что вы приехали со своим дипломом устраиваться на работу за границу. На руках у вас российский диплом. Возможно даже есть его перевод на язык страны, в которую вы приехали. Но каким образом работодателю убедиться. что вы этот диплом не нарисовали самостоятельно или не купили где-то в метро?
Даже штампы нотариуса на переводе в принципе ничего не значат. Они просто подтверждают подпись переводчика на переводе, что он имеет право заниматься переводом документов. Но кто же подтвердит подлинность самого диплома?
Апостиль или легализация?
Для этих целей и придумали консульскую легализацию, а позже и апостилирование документов. Пока не была подписана гаагская конвенция по апостилю в 1961 году основными развитыми странами, процесс легализации выглядел следующим образом:
- Оригинал документа, его копия или перевод документа удостоверялся нотариусом
- Подпись нотариуса удостоверялась Министерством юстиции Российской Федерации,
- Печать Минюста и подпись уполномоченного должностного лица удостоверялась в Консульском департаменте МИД РФ,
- Далее следовало удостоверение в консульстве государства, принимающего исходящий документ.
Все очень долго и сложно. Проставление штампа апостиль значительно сокращает и упрощает процедуру. Документ просто заверяется апостилем вышестоящего органа. Если документ подписан и заверен нотариусом, то апостиль проставит Управление министерства юстиции и т.д.
Давайте повторим еще раз. Легализация и апостиль — это одно и тоже, только первая процедура длиннее, сложнее и дороже второй. Но не все страны подписали конвенцию по апостилям, как например Китай или арабские страны и потому люди вынуждены пользоваться консульской легализацией.
Апостиль не нужен!
С рядом государств Россия заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Это означает, что надлежащим образом оформленный на территории одной из сторон договора документ признаётся другим государством — стороной такого договора без каких-либо формальностей (нужен только заверенный перевод документа на государственный язык этой страны). В отношениях с этими странами проставление на официальные документы апостиля не требуется.
Перечислим основные страны, с которыми чаще всего имеем дело:
- почти все страны СНГ, а также Украина, Грузия и Литва.
- многие центральноевропейские страны, такие как: Чехия и Словакия, страны бывшей Югославии, Болгария, Венгрия, Румыния и Польша.
- из западноевропейских: Испания, Греция и Кипр.
- основные азиатские страны, такие как Китай, Монголия и Вьетнам.
В какие органы обращаться за апостилем?
Обязательно запомните, что легализовать документы или апостилировать их возможно только в органах той же самой страны, где они были выданы. За рубежом консульства и посольства данным видом деятельности не занимаются.
Теперь давайте рассмотрим, какие государственные органы на какие документы имеют право проставления апостиля. Вот наиболее часто встречающиеся случаи:
- На все свидетельства и справки из органов ЗАГС проставляется апостиль в тех же управлениях ЗАГС
- На справки о несудимости, судимости штамп проставляется в управлениях МВД той же области, где они были выданы.
- На документы выданные государством и нотариально заверенные документы апостиль ставится в Министерстве Юстиции Российской Федерации.
- На аттестаты и дипломы об образовании апостиль поставят в Рособрназдоре России.
Штамп ставим только в тех краях, где выдан документ.
Имейте в виду, что апостилирование документов производится только в той области или крае, где был выдан документ. Если у вас, к примеру, свидетельство о рождении выданное в Норильске, то в Краснодарском крае заверить штампом апостиль его не смогут. А если вам обязательно нужно это сделать, то на выбор будут три варианта действий:
- Отправить курьерской службой документ в нужный регион или просить знакомых заняться этой бюрократией в городе выдаче документа.
- Заказать в местном отделении ЗАГСа дубликат документа и раз он будет выдан в местном отделении ЗАГС, то и апостиль на него ставить уже можно будет.
- Самый быстрый способ. Сделать нотариальную копию документа и ставить апостиль на нее. К сожалению, штамп на нотариальной копии не везде устраивает принимающие документы органы.
Современные веяния в оформлении штампа апостиль в России
Ранее Апостиль выглядел как синий прямоугольный штамп с впечатанной или даже написанной от руки подтверждающей информацией типа: фамилии и должности лица, выдавшего документ, названия органа и чьи подпись и печать проставлены на документе и так далее. Но с 2022-23 года субьекты Российской Федерации стали переходить на электронный апостиль. Который выглядит как отдельный листок, подшитый к документу с штрих кодом и ку ар кодом для возможности проверки подлинности онлайн.
Сроки проставления штампа апостиль
Как правило в различных органах апостиль будет проставлен в срок от 1 до 5 суток. Апостилирование за 1-2 дня возможно не во всех органах и посредники возьмут с вас тройную оплату за ускорение. Потому больше рассчитывайте на 5 дневный срок, исключая выходные дни.
Исключение составляют документы об образовании. Министерство образования апостилирует их намного дольше, на сайте написано до 45 дней. Но мы сталкивались и с намного большим сроком. Как правило они просто сообщают, что поток документов сейчас большой и на ближайшие 1-2 месяца мы заняты. Потому если вы собираетесь мигрировать с полным пакетом подготовленных и легализованных для пребывания за границей документов, то занимайтесь всем процессом сильно заранее.
Заниматься апостилем самостоятельно или прибегнуть к помощи бюро переводов
Нет особых сложностей оплатить все пошлины самостоятельно и посетить органы, где вам поставят штампы самостоятельно. Но в сумме один день вы на это затратите. Бюро переводов поверх государственной пошлины берут еще свои проценты за предоставленные услуги, но сделают вам все под ключ. Имейте в виду, что апостилирование одного документа оценивается намного дороже, чем пачки документов из 10 штук. Бюро затратит примерно одинаковое время на апостилирование одного или многих документов, потому и ценообразование выглядит соответствующе. Один документ — дорого, а от 3-5 документов уже начинаются значительные скидки.
